在外人看來，新世相是一家新媒體內(nèi)容公司，但實(shí)際上，新世相成立于 2015 年 10 月，以微信公眾號(hào)「新世相」為起點(diǎn)，憑借強(qiáng)內(nèi)容能力，已從文字生產(chǎn)拓展到流行事件、影綜制作、在線教育等業(yè)務(wù)，是目前內(nèi)容領(lǐng)域的知名品牌。

值得一提的是，目前新世相內(nèi)部還有著完備的產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)，技術(shù)氛圍濃厚，產(chǎn)品經(jīng)理和工程師通力合作，致力于利用 AI 和大數(shù)據(jù)為內(nèi)容創(chuàng)作賦能。

下面就為大家分享新世相在協(xié)同辦公上的諸多經(jīng)驗(yàn)，以及他們對(duì)技術(shù)賦能內(nèi)容的深刻理解。

01 產(chǎn)研配合，及時(shí)同步需求文檔

一家初創(chuàng)公司，內(nèi)部項(xiàng)目規(guī)模不大的時(shí)候，可能每個(gè)部門都會(huì)有自己的文檔工具，但由于規(guī)模較小，大家也能知道彼此都在做什么。但當(dāng)項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)張，文檔越來越多，參與人數(shù)越來越多時(shí)，一個(gè)統(tǒng)一的協(xié)同文檔工具就必不可少。

在新世相內(nèi)部，產(chǎn)品與研發(fā)部門溝通頻繁。產(chǎn)品部會(huì)將所有的需求文檔寫在石墨中，每一個(gè)項(xiàng)目會(huì)有一個(gè)研發(fā)群，寫好文檔后，會(huì)將石墨鏈接寫到群公告中。

吳靚向石墨介紹，項(xiàng)目的每一次版本迭代都會(huì)列一個(gè)項(xiàng)目文檔目錄，方便匯總。

產(chǎn)品部還會(huì)使用「團(tuán)隊(duì)空間」管理文檔。比如每一位產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)的項(xiàng)目需求、總體的需求池、工作周報(bào)、調(diào)研文檔、以及項(xiàng)目上線后的數(shù)據(jù)和復(fù)盤報(bào)告都會(huì)分門別類地整理在石墨的「團(tuán)隊(duì)空間」中。

“之前寫在本地然后生成 word 或 pdf 通過微信或釘釘發(fā)給研發(fā)，但如果大家當(dāng)時(shí)沒有保存在本地的話，研發(fā)在做需求時(shí)就找不到需求文檔了。”

傳統(tǒng)辦公軟件的問題在于，員工不能第一時(shí)間找到需要的文檔，尤其是很久以前的文檔，只能找之前的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，如果這個(gè)人離職了，就很可能再也找不到了。

通過石墨文檔，就算在聊天工具中找不到想要的文檔，只要再次打開石墨，通過關(guān)鍵字搜索或是查找最近使用過的文件，也可以很方便地找到所需文檔。

新世相的產(chǎn)品部除了和研發(fā)部門關(guān)系緊密，還和業(yè)務(wù)部門如內(nèi)容部、商務(wù)部、創(chuàng)意策劃部常有交集。

“一開始，只是新世相整個(gè)產(chǎn)品部門在用，后來發(fā)現(xiàn)石墨還有企業(yè)員工可見的功能，慢慢地，整個(gè)公司都在使用。公司內(nèi)部傳文件的情況越來越少，大家都發(fā)石墨鏈接了。”

吳靚告訴石墨文檔，自己現(xiàn)在很少打開本地 word，很多文檔都會(huì)在石墨直接寫。“之前，文檔保存在每個(gè)人的本地電腦上，很難保證信息及時(shí)同步。”

作為產(chǎn)品經(jīng)理，吳靚使用石墨最多的場景就是寫需求文檔，同時(shí)也負(fù)責(zé)整個(gè)公司的人員權(quán)限管理，如新入職員工的分配權(quán)限，離職員工的回收權(quán)限等。

新世相產(chǎn)品部一般會(huì)在群里溝通，需要討論的文檔除了會(huì)添加相關(guān)人員協(xié)作外，也會(huì)直接將文檔鏈接發(fā)到群里，這樣更方便讓對(duì)方及時(shí)看到信息。

隨著企業(yè)項(xiàng)目日漸復(fù)雜，參與人數(shù)，參與部門越來越多。這時(shí)更需要員工、部門之間做好信息共享，文檔管理。

02 細(xì)節(jié)之處見便捷

除了基本的文檔協(xié)作，新世相還會(huì)借助石墨中的一些小細(xì)節(jié)功能，提升工作效率。比如收藏、創(chuàng)建副本、導(dǎo)出、評(píng)論等。

當(dāng)看到一篇以后可能用得著的文檔時(shí)，就可以先收藏起來，然后在石墨工具臺(tái)「收藏」入口找到。

「最近使用」「我創(chuàng)建的」也是和「收藏」一樣高頻使用的入口，方便查找文件。

「創(chuàng)建副本」對(duì)于快速復(fù)制文件也非常方便。“我自己建一個(gè)文檔，但我分享給別人，可能想有一點(diǎn)不同，我會(huì)再創(chuàng)建一個(gè)副本，然后編輯副本，”吳靚告訴石墨。

有時(shí)和第三方合作，吳靚還會(huì)使用導(dǎo)出功能，將文檔導(dǎo)出為 pdf 發(fā)給客戶。

除了單獨(dú)寫文檔的場景，另外一種是大家共同討論、或是需要大家寫下自己的評(píng)論或看法，比如頭腦風(fēng)暴等。

新世相之前的一個(gè)親子課程，需要教研組撰寫一篇文章，教研組寫好大綱后，分享給其他同事，同事看完后，會(huì)利用石墨「劃詞評(píng)論」功能，對(duì)需要修改的句子進(jìn)行批注及討論。

新世相還會(huì)使用「@」功能來分配任務(wù)，比如教研組有時(shí)會(huì)安排某位同事去閱讀某本書，調(diào)研某個(gè)課程，就可以直接在文檔中@相關(guān)同事。

03 AI 實(shí)驗(yàn)室，新世相用技術(shù)賦能內(nèi)容

新世相注重用技術(shù)為內(nèi)容創(chuàng)作賦能，可能是中國擁有工程師人數(shù)占比最高的內(nèi)容公司之一。

團(tuán)隊(duì)自研的內(nèi)容中臺(tái)「新世相 AI 實(shí)驗(yàn)室」，為內(nèi)部創(chuàng)作、創(chuàng)意生產(chǎn)提供了框架性支持。

新世相 4 年來采集的兩百多萬個(gè)用戶真實(shí)故事，悉數(shù)保存在內(nèi)容中臺(tái)的故事大數(shù)據(jù)庫中。從逃離北上廣的單身母親，到浦東 CBD 的「社畜白領(lǐng)」，每段故事都有一個(gè)真實(shí)的場景、一位真實(shí)的用戶、一段真實(shí)的關(guān)系。

這些真實(shí)故事和它們背后的海量情感，幫助新世相敏銳洞察青年情緒、挖掘故事價(jià)值，敏捷創(chuàng)作出了無數(shù)篇 10 萬+文章、多部廣受好評(píng)的故事短片。疫情期間，新世相拍攝的《凌晨四點(diǎn)的武漢》再次刷屏，武漢深夜的真實(shí)故事令人動(dòng)容，人民日?qǐng)?bào)也進(jìn)行了轉(zhuǎn)發(fā)點(diǎn)贊。

新世相的編輯們幾乎每天都會(huì)登錄使用「AI 實(shí)驗(yàn)室」。每次選定一個(gè)新的創(chuàng)作方向后，進(jìn)入「靈感地圖」搜索關(guān)鍵詞，僅需不到一秒鐘，頁面就會(huì)呈現(xiàn)近 500 個(gè)關(guān)聯(lián)詞。該功能也被一位同事比喻為「幫我打開潘多拉的寶盒」。

同樣值得一提的是，在「實(shí)驗(yàn)室」的內(nèi)容中臺(tái)，新世相還可以通過機(jī)器學(xué)習(xí)為文章標(biāo)題評(píng)分、通過句式分析算法優(yōu)化標(biāo)題吸引力。這些「黑科技」工具有效地提升了大家的內(nèi)容創(chuàng)作效率，備受好評(píng)。

在吳靚看來，內(nèi)部效率影響著企業(yè)對(duì)外內(nèi)容的輸出，但很多公司其實(shí)都忽略了這個(gè)問題。

衡量效率工具的標(biāo)準(zhǔn)其實(shí)非常簡單，對(duì)于老板，看是否可以省錢降成本，對(duì)于員工，看是否好用，省時(shí)間，從而可以準(zhǔn)時(shí)下班和朋友看場電影。

新世相的 AI 平臺(tái)，它解決了內(nèi)部效率消耗的問題，之前沒有平臺(tái)的時(shí)候，內(nèi)容人員找靈感，可能要四處搜索資料且沒有高效的流程，平臺(tái)的出現(xiàn)，減少了找靈感的時(shí)間，提高了內(nèi)容人員效率。

石墨文檔同理，如果要找一個(gè)幾個(gè)月前甚至幾年前的項(xiàng)目文檔，就算電腦不在手邊，就算當(dāng)初的負(fù)責(zé)人已經(jīng)離職，只要登錄石墨賬號(hào)，就可以及時(shí)搜索到，同樣節(jié)省了很多時(shí)間。

說到底，企業(yè)效率的提升，還是要看管理者將其擺在怎樣一個(gè)位置。企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期可能很容易忽略這些事情，但當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷做大，規(guī)模不斷擴(kuò)張時(shí)，協(xié)同辦公自然是個(gè)不能回避的話題。