經過30多年的發展，華理社逐步形成了自身在學術專著、語言學習、K12教育等方面的出版特色，形成了學術導向和市場導向并重的出版格局，并在我國出版界、學術界贏得了良好聲譽。2018年，華理社摘得迪士尼全球出版“年度最佳產品創新獎”。

01 傳統工作方式，員工每人每年浪費 15000 元成本

像大多數企業一樣，在過去的很長時間里，華理社一直采用最傳統的辦公方式辦公，通過本地 Office 完成文檔撰寫和數據處理，通過郵件+ IM 軟件進行文件傳輸和團隊交流，甚至還存在大量紙質文件的流轉審批。

但隨著出版社規模的擴大，業務線、人員的增加，以及跨部門協作和異地辦公情況的出現，華理社發現傳統的辦公方式已經無法滿足團隊高效溝通協作的需求。

據華理社統計，員工每天浪費在文件流轉、收發郵件、跨部門協作、信息統計的時間至少有 2 個小時，按照一個員工月基本工資 5000 元，每天工作 8 小時，每月工作 22 天計算，每位員工每年將浪費 15000 元成本。

“這僅僅只是一位員工，整個出版社有80人左右，那么將浪費多少人力資源成本呢？” 面對潛在的高昂成本浪費，華理社決定尋找一款安全高效的協同辦公軟件，全面提升團隊工作效率，實現辦公方式的升級換代。

02 詳細產品調研，被石墨文檔的完整性、安全性打動

“我們當時比較了幾家產品，無論從產品的完整性、安全性，還是與組織架構的打通上，石墨文檔都比較打動我們。”

在選擇石墨文檔之前，華理社對市面上各類協作文檔產品進行了詳細的調研，并針對性的給同事們講解了應用場景，“大家都紛紛表示十分需要這樣的文檔協作產品。”

今年年初，華理社甚至沒有聯系石墨文檔的銷售人員，直接下單購買了企業版，并且一次就是2年。

03 覆蓋多元業務場景，全面提升華理社協同辦公效率

自石墨文檔上線以來，華理社每個部門都在積極嘗試推進，把能夠通過協作提高效率的工作遷移到石墨文檔上。

不管是信息統計、多人協作編輯，還是文件存儲管理，華理社所有員工都享受到了石墨文檔為工作帶來的便利。

“石墨文檔讓信息溝通無界化、透明化，很多之前需要你來我往郵件的表格，需要反復溝通的信息，都隨著石墨文檔的上線得以解決。”

場景1：合作撰稿

你是某次推廣活動的主要策劃人，完成了活動的策劃初稿，但另外兩名同事也要參與策劃，她們將對內容進行一些修改，完成之后發給領導審批修改。

傳統方法：一份文件，改多個版本，來回發送修改。

高效方法：應用石墨文檔，多人參與同一文件的編輯，不存在版本不一致的問題，并且效率更高。

場景2：信息匯總

部門統計暑期書城參與活動情況，需要所有銷售經理上報門店名稱和活動的返點金額。

傳統方法：做一份表格模板，發給各位銷售經理，各位經理分別填寫，最后統一匯總，再發給大家再次確認，修改之后再發送。

高效方法：應用石墨表單，銷售經理填寫后，信息直接自動匯總到關聯的石墨表格。

場景3：意見反饋

收集讀者反饋的問題，建立讀者與編輯之間的溝通橋梁。

傳統方式：使用調查問卷工具，但是調查問卷都需要后臺導出數據，需要專人定期去維護、反饋給編輯，中間路徑比較長。

高效方法：官方微信跳轉石墨表單，并且把編輯加入表格協作，表格實時動態更新，編輯們共同解決讀者反饋的問題。

場景4：文件管理

協作空間權限管理：華理社的使用場景里經常會涉及到對不同人開放不同權限的情況，石墨協作空間可以針對不同子文件夾獨立設置閱讀、評論、編輯或者禁止訪問等權限，可以實現對不同內容的精細化權限管理。

單元格權限控制：在整合處理數據時，經常需要與其他部門協作完成數據的填寫，石墨表格可以實現單元格級的權限分配，可以只把一部分單元格的特定權限分配給特定的人。

場景5：項目管理

針對項目管理，華理社充分利用石墨表格的函數公式創建動態匯總表，項目負責人實時更新項目數據，領導就能實時查看整體項目進度。

04 石墨持續助力華理社向優秀的教育服務商轉型

通過石墨文檔，華理社實現了內容級實時協作，優化了內部員工的協作方式。通過石墨表單、表格搭建的一站式問題反饋系統，在節省多渠道溝通成本的同時，更拉近了華理社與讀者之間的距離。石墨協作空間，則幫助華理社實現了更安全、高效的內部資料存儲、共享。

目前正是華東理工大學出版社向教育服務商轉型的關鍵階段，石墨文檔將持續助力其提升協同辦公效率，為其高效運轉、安全管理提供有力支持。

未來，石墨文檔將持續關注國內出版業的實際辦公需求，幫助更多企業組織顛覆傳統辦公模式，開啟高效辦公新時代。