世界500強(qiáng)倍科電器OA系統(tǒng)建設(shè)：10oa典型客戶
英國家電領(lǐng)導(dǎo)品牌Beko倍科, 銷量位居歐洲前三。Beko(倍科) 早在其品牌創(chuàng)立之初,就確立了“創(chuàng)建國際領(lǐng)先品牌”的全球戰(zhàn)略。目前，Beko(倍科) 產(chǎn)品已經(jīng)銷往全球100多個(gè)國家和地區(qū), 在許多國家都是家電市場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)者,特別是在歐洲、俄羅斯和獨(dú)聯(lián)體國家、波羅的海地區(qū)、中東地區(qū)、北非和澳大利亞等國家及地區(qū)。今天，全世界有4.4億用戶選擇了Beko(倍科)的產(chǎn)品, 在全球范圍內(nèi)每2秒鐘就有一款 Beko產(chǎn)品被售出；Beko(倍科)品牌也藉此成為國際家電市場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)品牌之一。作為BEKO倍科全球戰(zhàn)略重點(diǎn)區(qū)域之一，倍科在中國成立了獨(dú)資子公司，并將中國建成其全球重要生產(chǎn)基地之一?，F(xiàn)在在國內(nèi)多地建立分公司，員工數(shù)上千人有余。
作為一家有著跨國背景的世界500強(qiáng)外資企業(yè)，倍科一直追求管理的不斷完善和精細(xì)化。隨著全球化的戰(zhàn)略部署，管理半徑的日益拉長(zhǎng)，其管理需求也不斷增長(zhǎng)。目前倍科面臨的問題在于：異地辦公協(xié)同難、異地費(fèi)用報(bào)銷審批難、異地財(cái)務(wù)管控難。之前選購了金蝶ERP系統(tǒng)做財(cái)務(wù)管控和報(bào)銷事宜，盡管盡力學(xué)習(xí)和使用，卻因?yàn)楫a(chǎn)品本身缺乏靈活性等問題，難以滿足實(shí)際業(yè)務(wù)中的需求。倍科計(jì)劃逐漸放棄金蝶ERP的使用，將財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)至SAP系統(tǒng)內(nèi)完成。
【實(shí)施過程】 Content
倍科（中國）希望找到一款靈活度高、能落實(shí)費(fèi)用管控制度、高度自動(dòng)化、并能將數(shù)據(jù)導(dǎo)入SAP系統(tǒng)的管理軟件。選型過程中，倍科與多家供應(yīng)商（專業(yè)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、協(xié)同OA系統(tǒng)等管理軟件廠商）進(jìn)行了接觸、交流、對(duì)比、評(píng)估，外籍管理高層也參與其中，需要廠商具備全程用英語進(jìn)行產(chǎn)品展示說明和答疑解惑的能力。在反復(fù)考察和綜合考量后，倍科選擇了流程引擎強(qiáng)勁，可自由定制流程并且支持多語言的，希望藉由10oa系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，從而提高工作效率，提升跨國管理水平。
本次實(shí)施的主要內(nèi)容有：梳理組織架構(gòu)、精細(xì)化分權(quán)和搭建工作流為基礎(chǔ)的辦公環(huán)境。新建的工作流程主要分為費(fèi)用報(bào)銷、差旅費(fèi)報(bào)銷、短暫停留費(fèi)用報(bào)銷、批量短途報(bào)銷4個(gè)部分。參照Beko公司的已有報(bào)銷制度，將其完整轉(zhuǎn)換為OA系統(tǒng)里相應(yīng)的自動(dòng)化流程。難點(diǎn)有兩處，一是企業(yè)內(nèi)部流程復(fù)雜，梳理得不夠清晰，二是表單復(fù)雜，需要恰當(dāng)合適、精準(zhǔn)地展現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯以及精確無誤的數(shù)字計(jì)算。
下面以報(bào)銷單和流程為例，展現(xiàn)10oa在跨國企業(yè)中扮演的重要角色。
一、報(bào)銷單自定義實(shí)例
介于靈活、簡(jiǎn)約的設(shè)計(jì)理念，10oa系統(tǒng)從研發(fā)時(shí)就考慮到用戶多樣性。靈活、簡(jiǎn)約才能多變，以適應(yīng)企業(yè)不同需求。不但可變，還要變的簡(jiǎn)單。因此，我們?cè)?0oa系統(tǒng)里可以看到設(shè)計(jì)表單也無需用到任何的代碼，而是用系統(tǒng)里內(nèi)置的所見即所得的編輯器。只要會(huì)用word就會(huì)用10oa的表單編輯器。
如圖，這樣的表單不僅實(shí)現(xiàn)了個(gè)性配置，而且不用去找廠商幫忙，企業(yè)自己就可以快速做到。不僅功能實(shí)現(xiàn)了，還兼具紙張化清晰、美觀的效果。有需要的部門還可以一鍵打印此表單，用于存檔和管理。這樣個(gè)性化的表單可謂一舉多得，成本為0，卻可以助力用戶大幅提高工作效率，為業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)邁出堅(jiān)實(shí)的第一步。
二、報(bào)銷單費(fèi)用自動(dòng)計(jì)算實(shí)例
把貨幣轉(zhuǎn)換的規(guī)則也內(nèi)嵌入表單。申請(qǐng)人在填單時(shí)，只需要填入境外消費(fèi)的貨幣金額即可，其他的轉(zhuǎn)換都交給電腦自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)。這樣一來，就方便很多。當(dāng)匯率有調(diào)整時(shí)，用戶自己就可以自行在后臺(tái)修改，無需依靠廠商。財(cái)務(wù)呢，審核單據(jù)時(shí)，也只要核對(duì)費(fèi)用本身就可以，不用自己再去人工換算。從貨幣自動(dòng)換算的實(shí)現(xiàn)，我們又從一個(gè)側(cè)面了解到10oa系統(tǒng)表單設(shè)計(jì)的強(qiáng)大和靈活。無論多少計(jì)算規(guī)則，只要能梳理清楚，都可以內(nèi)嵌在表單中，實(shí)現(xiàn)表單的自動(dòng)計(jì)算。一次報(bào)銷過程就可省下1、2個(gè)小時(shí)，那么多員工加在一起，給公司省下的時(shí)間和精力無法想象。一個(gè)流程的自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)就能給公司提高多少效率！
差旅費(fèi)報(bào)銷流程，制度就規(guī)定以崗位分級(jí)的不同，有相應(yīng)不同的審批過程。一般人員的報(bào)銷，申請(qǐng)人填完表單后需要提交給部門經(jīng)理審核，部門經(jīng)理審核完以后要轉(zhuǎn)給總監(jiān)審，接著才是轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門審核；而部門經(jīng)理級(jí)別的人員報(bào)銷，填寫完表單后就會(huì)自動(dòng)提交給總監(jiān)審核，審核通過后再繼續(xù)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門；總監(jiān)級(jí)別的人員只需要給總經(jīng)理審核，就可以繼續(xù)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；到了總經(jīng)理級(jí)別，就可以直接流轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)部門審核。
具體實(shí)施效果如下:
- 依賴于10oa的成熟性以及易用性，系統(tǒng)實(shí)施周期短，控制在一個(gè)月內(nèi)，最能滿足倍科現(xiàn)實(shí)的業(yè)務(wù)需求。
- 實(shí)施完成了10oa系統(tǒng)與Beko在用的SAP的對(duì)接。10oa系統(tǒng)上運(yùn)行的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)最終可無縫導(dǎo)入到SAP，進(jìn)行后續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。這樣就能保證多個(gè)系統(tǒng)還能一套數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確掌握企業(yè)運(yùn)行軌跡。
- Colloa(10oa)系統(tǒng)平臺(tái)不僅實(shí)現(xiàn)了協(xié)同費(fèi)用管控，還能夠持續(xù)優(yōu)化、改進(jìn)和擴(kuò)展更多的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)協(xié)同采購、協(xié)同人事、協(xié)同訂單等等，持續(xù)滿足倍科發(fā)展變化的業(yè)務(wù)需求。
- 在報(bào)銷管理上面，自動(dòng)計(jì)算功能避免了人為填寫失誤帶來的麻煩，提升了工作效率；同時(shí)貨幣的自動(dòng)換算也讓每筆賬目清清楚楚，節(jié)省了大量計(jì)算時(shí)間。
- 多語言支持、多單據(jù)流轉(zhuǎn)、多流程控制、精準(zhǔn)的費(fèi)用控制和紙張式界面方面獨(dú)具優(yōu)勢(shì)，使具有跨國背景的倍科電器以最快的速度調(diào)整當(dāng)前仍需完善的管理制度，不再懼怕復(fù)雜的管理環(huán)境，最終實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
