客戶簡(jiǎn)介

佛山市存真物流有限公司（以下簡(jiǎn)稱“存真物流”），坐落于佛山市順德區(qū)海尾立交與紅旗路交叉口，交通便利，主營(yíng)貨運(yùn)代理、普通貨運(yùn)、倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)、貨運(yùn)信息咨詢等服務(wù)。公司自營(yíng)車隊(duì)，擁有多年物流貨運(yùn)經(jīng)驗(yàn)，是小熊、德爾瑪、京東等知名企業(yè)的物流戰(zhàn)略合作方。

日常工作流程

存真物流共有4個(gè)部門：由司機(jī)組成的物流部、由接單員和跟單員組成的客服部、財(cái)務(wù)部、管理部。存真物流的日常工作流程如下：

• 接單。接單員記錄客戶的物流訂單，然后根據(jù)訂單情況安排給不同車型的車輛
• 運(yùn)送。由司機(jī)團(tuán)隊(duì)將貨物運(yùn)送到客戶指定的地點(diǎn)，物流跟單員全程記錄訂單和車輛的物流跟蹤信息
• 簽收。司機(jī)和收貨人核對(duì)數(shù)量，并將簽單信息反饋給物流跟單員
• 對(duì)賬。物流跟單員將客戶訂單和簽收過程信息綜合反饋給客戶，與客戶對(duì)賬
• 核算。財(cái)務(wù)部在月底根據(jù)訂單、簽收、回單情況，進(jìn)行財(cái)務(wù)核算

使用金山文檔以前，客戶曾面臨的問題

（1）訂單和合同等文件紙質(zhì)存儲(chǔ)，容易丟失

（2）客戶無法實(shí)時(shí)了解物流送貨進(jìn)度和跟單進(jìn)度，客戶需求得不到及時(shí)響應(yīng)

（3）與客戶對(duì)賬時(shí)，需要在微信里一張一張對(duì)賬單截圖，效率低

（4）在家或差旅途中無法及時(shí)查看到公司文件，無法處理突發(fā)工作

（5）文檔容易被篡改，導(dǎo)致工作混亂

金山文檔解決方案

（1）文檔上云，開啟無紙化辦公

• 使用金山文檔以前：

與客戶簽訂的合同、物流跟單表、出入庫(kù)記錄表等表格都是紙質(zhì)保存的，隨著時(shí)間推移，積累的文件越來越多，難以管理，容易丟失。

• 使用金山文檔以后：

所有工作資料都分類存儲(chǔ)在物流部、客服部、財(cái)務(wù)部、管理部等不同團(tuán)隊(duì)文件夾里。此外還根據(jù)業(yè)務(wù)分別創(chuàng)建小熊、德爾瑪、京東等子文件夾。文件的查看、編輯、分享流轉(zhuǎn)都能在云端快速完成，開啟無紙化辦公。

（2）實(shí)時(shí)同步跟單信息，及時(shí)響應(yīng)客戶需求

• 使用金山文檔以前：

客戶想隨時(shí)了解司機(jī)目前的物流送貨進(jìn)度和跟單進(jìn)度，只能通過電話和微信群來同步，有時(shí)因路況問題和安全問題無法及時(shí)響應(yīng)客戶需求。

• 使用金山文檔以后：

物流跟單員制作一份線上跟單表，司機(jī)每到一個(gè)地方，用手機(jī)就可以輕松填寫送貨進(jìn)度，客戶可實(shí)時(shí)了解進(jìn)度，提前安排人員接貨，提高了客戶滿意度。

（3）與客戶分享對(duì)賬的協(xié)作鏈接，及時(shí)解決賬目問題

• 使用金山文檔以前：

與客戶對(duì)賬的細(xì)節(jié)比較多，如每一筆訂單的貨品圖片和運(yùn)送車輛的信息，物流跟單員把這些信息拍攝下來，在微信里一一發(fā)給客戶，信息零散，效率低下，不利于后續(xù)整理和回溯。

• 使用金山文檔以后：

將對(duì)賬單整理在云端的在線表格里，附上訂單對(duì)應(yīng)的圖片，給客戶分享表格鏈接進(jìn)行對(duì)賬，客戶若有問題可以標(biāo)注出來，直到達(dá)成完全的一致。節(jié)省了整理和匯總的時(shí)間，客戶也可以隨時(shí)回溯。

（4）在家或差旅途中也能隨時(shí)處理工作

• 使用金山文檔以前：

由于物流工作的特殊性，員工下班后也需要處理一些跟單信息。員工下班時(shí)需要用U盤拷貝當(dāng)天的跟單信息，到家用電腦處理后再發(fā)給老板，過程繁瑣。

• 使用金山文檔以后：

只需登錄金山文檔賬號(hào)，無論在家還是在差旅途中，也無論是用電腦、手機(jī)還是 Pad，都能訪問存儲(chǔ)在云辦公上的工作資料，隨時(shí)隨地記錄跟單進(jìn)度，無需反復(fù)拷貝資料。

（5）開啟保護(hù)工作表，防止表格內(nèi)容被亂改或誤改

• 使用金山文檔以前：

多個(gè)跟單員在同一個(gè)表格內(nèi)同時(shí)記錄不同跟單信息的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)誤改其他跟單員編輯的內(nèi)容的情況，導(dǎo)致表格信息混亂，影響工作正常進(jìn)行。

• 使用金山文檔以后：

在多人協(xié)作編輯表格的時(shí)候，開啟「保護(hù)工作表」，嚴(yán)格限定每位員工的編輯區(qū)域，員工無法在自己無權(quán)限編輯的區(qū)域內(nèi)編輯，防止表格內(nèi)容被其他協(xié)作者亂改或誤改。