客戶簡介

深圳市凱樂宮酒店有限公司（以下簡稱“凱樂宮酒店”），是維也納酒店旗下優質品牌，主要提供酒店管理和住宿等服務。維也納酒店創立于1993年，是全球首家以“音樂藝術”為主題的連鎖酒店，擁有24年國際酒店管理經驗與智慧，是中檔精品商務連鎖酒店行業的領袖品牌。

凱樂宮酒店一共分為2個部門結構：

• 一級部門：總經理
• 二級部門：各部門經理，分管人事、財務、工程、銷售、前廳、客房、安保等具體事宜

使用金山文檔之前，客戶曾面臨的問題

（1）人事給員工發紙質工資條，零散且繁瑣，遇工資問題無法及時解決

（2）酒店制度、排班表等資料分散存儲，查閱不便

（3）財務報表、員工工資等重要文件的安全性無法保障

金山文檔解決方案

（1）在線鏈接分享工資條，員工及時接收和反饋工資信息

• 使用金山文檔以前：

公司的人事在月末計算當月每一位員工的工資，制作工資報表，然后打印出來剪成工資小條發給每一位員工，員工確認后發放工資。整個過程很繁瑣，若遇到員工工資有問題，會產生一個很麻煩的回溯過程，無法及時解決問題。

• 使用金山文檔以后：

在線制作工資總表，分出每位員工的工資分表，每月固定時間，將工資表以鏈接方式發給每位員工，打開鏈接即可查看。原本2天的工作量，現在半天就能搞定，員工滿意度大幅提高。

（2）員工制度、考勤報表等存放在公共資料庫

• 使用金山文檔以前：

住宿業很看重服務的標準化，酒店制度、員工準則、排班表等常用文件，分散存儲在各個主管的電腦里，公司會在固定區域張貼，每隔一段時間進行考核，經常有同事想看電子文檔，就需要一對一傳輸，很不方便。

• 使用金山文檔以后：

建立公司公共資料庫，將酒店的規章制度等文檔統一存儲在云端，線上共享，員工可以方便查找想要的文件，新入職員工也能快速獲取所需的工作資料，從而更快融入新工作。

（3）設置安全團隊，確保重要文檔的安全

• 使用金山文檔以前：

財務報表、員工工資類文件，需要共享給總經理審閱，因為這種重要資料不希望被無關人員查看，只能通過郵件反復傳輸確認，因為無法控制文件被轉發，文檔安全性沒有保障。

• 使用金山文檔以后：

設置安全團隊，將這些有敏感數據的文件存放在安全團隊的文件夾中，只給特定的賬戶開放查看、編輯等權限，嚴格控制文件的流轉。若團隊中有人離職，只需將其賬號移除出團隊，便無法訪問團隊文檔，最大化保障文檔安全。

「用戶說」

通過使用金山文檔，我們從傳統的紙質工作方式轉移到了線上，簡化了財務、人事的工作，優化了管理者的管理工作，提升了員工的滿意度和幸福感，有利于給客戶帶來更好的入住體驗。

 —凱樂宮酒店管理人員張林林