客戶(hù)簡(jiǎn)介

廣州市邁粟禮國(guó)際貿(mào)易有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“邁粟禮”）是一家專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)加工DIY烘焙、蛋糕模、裱花嘴、蛋糕轉(zhuǎn)臺(tái)等產(chǎn)品的公司，擁有完整、科學(xué)的質(zhì)量管理體系，公司因?yàn)檎\(chéng)信、實(shí)力和產(chǎn)品質(zhì)量獲得業(yè)界認(rèn)可，吸引了國(guó)內(nèi)外訂購(gòu)用戶(hù)。

邁粟禮主要分為業(yè)務(wù)部（國(guó)內(nèi)、國(guó)外）、采購(gòu)部、生產(chǎn)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、 物流部門(mén)和財(cái)務(wù)部這7個(gè)部門(mén)。日常工作流程為：業(yè)務(wù)部接到國(guó)內(nèi)外訂單后確認(rèn)訂購(gòu)需求、簽署訂購(gòu)合同，交由采購(gòu)部根據(jù)產(chǎn)品種類(lèi)、數(shù)量、交貨日期等信息去訂原材料，然后由生產(chǎn)部門(mén)確定貨物批次、生產(chǎn)工期、交貨和出貨日期完成產(chǎn)品的生產(chǎn)，再由倉(cāng)儲(chǔ)部入庫(kù)和出庫(kù)，物流部將貨品送到客戶(hù)手中。

使用金山文檔以前，客戶(hù)曾面臨的問(wèn)題

在過(guò)去，需要通過(guò)紙質(zhì)的單據(jù)、保存在各自電腦里的離線文檔來(lái)推進(jìn)各部門(mén)的工作，各部門(mén)之間工作相對(duì)脫節(jié)，需要管理層去不斷推進(jìn)和監(jiān)督，沒(méi)有形成一個(gè)工作的閉環(huán)。在訂單高峰期時(shí)容易導(dǎo)致上下游配合錯(cuò)亂，制約公司的發(fā)展，這讓公司老板李先生困擾不已。

金山文檔解決方案

（1）文檔上云，將各部門(mén)串聯(lián)成一個(gè)整體

李先生按照「部門(mén)」和「業(yè)務(wù)」在云文檔建立了不同的團(tuán)隊(duì)，并邀請(qǐng)邁粟禮的所有員工加入相應(yīng)團(tuán)隊(duì)，在線上推進(jìn)各項(xiàng)工作。

根據(jù)接單的先后順序，列出時(shí)間軸在一個(gè)“生產(chǎn)部采購(gòu)排單表”協(xié)同編輯，將各部門(mén)串聯(lián)成一個(gè)整體：業(yè)務(wù)部接了訂單就在表格更新，采購(gòu)部根據(jù)訂單來(lái)跟進(jìn)采購(gòu)，生產(chǎn)部跟進(jìn)生產(chǎn)，優(yōu)先下單的優(yōu)先跟進(jìn)。所有的跟單信息按照時(shí)間軸在表格中填充，超時(shí)的單子標(biāo)紅加急處理，減少溝通環(huán)節(jié)，提高效率。

財(cái)務(wù)每月做統(tǒng)計(jì)時(shí)，直接找到相應(yīng)列的數(shù)據(jù)做統(tǒng)計(jì)，可更快速計(jì)算出企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況。數(shù)據(jù)如果出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看歷史版本回溯，快速定位問(wèn)題。

（2）貨品資料、合同文件便捷存儲(chǔ)與提取

根據(jù)客戶(hù)編號(hào)建立文件夾，記錄合同掃描件信息、出貨清單、產(chǎn)品圖片、發(fā)貨圖片、訂單成本文件，用于后續(xù)查看和確認(rèn)，客戶(hù)如果對(duì)訂單有疑問(wèn)，可快速調(diào)出圖片給客戶(hù)確認(rèn)，避免糾紛。

（3）多端登錄，差旅途中也能隨時(shí)處理工作、管理公司

過(guò)去，每當(dāng)在差旅途中需要一份文件時(shí)，只能讓公司同事找到后用QQ/微信發(fā)過(guò)來(lái)，稍不留意就可能淹沒(méi)在群聊信息中，或因文件過(guò)期而打不開(kāi)，非常耽誤事。

現(xiàn)在，無(wú)論用電腦、Pad還是手機(jī)，只要登錄金山文檔賬號(hào)，即可訪問(wèn)保存于云端的工作文檔，隨時(shí)隨地處理工作，在出差途中可隨時(shí)填寫(xiě)出貨清單和管理公司。 

「用戶(hù)說(shuō)」

“用金山文檔解決了之前的很多問(wèn)題，我們現(xiàn)在將所有文檔都放在云上，將各部門(mén)串聯(lián)成一個(gè)整體，減少溝通環(huán)節(jié)，提高了效率，彼此間的工作銜接變得順暢很多。”

— 邁粟禮CEO李銀聰