將公司資料線上歸檔，沉淀為企業(yè)公共資料庫(kù)

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客戶簡(jiǎn)介

廣州市遠(yuǎn)州裝飾工程設(shè)計(jì)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“遠(yuǎn)州裝飾”）是一家集策劃、設(shè)計(jì)、裝飾、建材銷售為一體的大型裝飾公司。公司成立6年多來(lái)，打造了一批高素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富的創(chuàng)意設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)和管理團(tuán)隊(duì)。專業(yè)提供家居、別墅、辦公樓、商鋪、酒店等室內(nèi)裝飾設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理一條龍服務(wù)。公司堅(jiān)持以高質(zhì)量、底成本、綠色環(huán)保為人文理念，帶給廣大客戶健康、輕松、優(yōu)雅的工作、家居環(huán)境，獲得了客戶和市場(chǎng)的一致好評(píng)，為遠(yuǎn)州裝飾拓展市場(chǎng)打下了良好的口碑基礎(chǔ)。

日常工作流程

遠(yuǎn)州裝飾有4個(gè)主要部門(mén)：管理部、客服部、設(shè)計(jì)部、工程部。日常工作主要分為兩個(gè)階段：跟單階段和工程實(shí)施階段。

跟單階段：公司在土巴兔等面向裝修的平臺(tái)投放廣告，客戶通過(guò)廣告提供的聯(lián)系方式給客服打電話，客服將意向用戶轉(zhuǎn)給跟單員，跟單員跟進(jìn)客戶訂單情況，并與設(shè)計(jì)師、經(jīng)理、總監(jiān)溝通客戶跟進(jìn)狀態(tài)。然后由設(shè)計(jì)師與客戶溝通具體需求，與客戶簽訂合同，并提供設(shè)計(jì)方案和報(bào)價(jià)，交給工程部去實(shí)施并跟進(jìn)。
工程實(shí)施階段：由工程部的項(xiàng)目經(jīng)理跟進(jìn)工程實(shí)施的細(xì)節(jié)，記錄工程實(shí)施中一些數(shù)據(jù)信息，并與客戶和設(shè)計(jì)師同步施工信息。工程完成后進(jìn)行工程交付。

使用金山文檔以前，客戶曾面臨的問(wèn)題：

（1）客戶跟進(jìn)過(guò)程復(fù)雜，客服與跟單員的信息很難及時(shí)同步

（2）設(shè)計(jì)圖、客戶信息、合同等信息存儲(chǔ)零散，查找不方便

（3）項(xiàng)目經(jīng)理在施工現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，難以查看物料報(bào)價(jià)表

金山文檔解決方案

（1）多人實(shí)時(shí)在線協(xié)作編輯，信息同步不再難

使用金山文檔以前：

客服將裝修意向比較強(qiáng)的客戶交接給跟單員的時(shí)候，需要將與客戶溝通的所有內(nèi)容都打包好一起交接。有時(shí)在跟單環(huán)節(jié)中，客戶卻依舊與客服溝通，客服難以及時(shí)與跟單員同步，造成跟單不順暢。

使用金山文檔以后：

客服將與客戶溝通的主要信息都記錄在《遠(yuǎn)州裝飾客戶跟單表》這個(gè)在線表格里，并將表格鏈接分享給跟單員、設(shè)計(jì)師，大家可同時(shí)查看和編輯這同一個(gè)表格。大家無(wú)論何時(shí)打開(kāi)這個(gè)表格，看到的信息都是最新的，確保了信息的同步，讓跟單更順暢。

下圖為客戶在WPS客戶端的操作過(guò)程：

（2）將公司資料線上歸檔，沉淀為企業(yè)公共資料庫(kù)

使用金山文檔以前：

設(shè)計(jì)圖存儲(chǔ)在設(shè)計(jì)師各自的電腦里，客戶信息存儲(chǔ)在各個(gè)客服和跟單員的電腦里，紙質(zhì)合同堆在柜子里成了一座小山，設(shè)計(jì)師經(jīng)常在簽單前著急忙慌找店長(zhǎng)拿報(bào)價(jià)文件模板……如此零散的信息存儲(chǔ)，導(dǎo)致查找某一份文件時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重影響工作效率。

使用金山文檔以后：

根據(jù)公司組織架構(gòu)創(chuàng)建不同的部門(mén)，各部門(mén)將各自資料都上傳到部門(mén)文件夾里。同時(shí)創(chuàng)建公司的公共文件夾，存放合同、客戶資料、公司制度等面向全員開(kāi)放的內(nèi)容。所有資料存儲(chǔ)云端，需要時(shí)可快速獲取，店長(zhǎng)再也不用給設(shè)計(jì)師挨個(gè)發(fā)價(jià)模板了。

下圖為客戶在WPS客戶端的操作過(guò)程：

（3）多端登錄，在施工現(xiàn)場(chǎng)也能處理工作文件

使用金山文檔以前：

項(xiàng)目經(jīng)理在施工現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要經(jīng)常查看和編輯物料報(bào)價(jià)表，控制施工的成本。但由于不方便在施工現(xiàn)場(chǎng)使用電腦，只能請(qǐng)同事發(fā)送到微信，再下載打開(kāi)預(yù)覽；施工過(guò)程中要記錄的信息，先用紙筆記錄，回公司再整理到電腦里，非常繁瑣。